又到一年申请季,无论是参与秋招,还是申请研究生,都会需要教授的推荐信。而和教授去沟通联系、争取推荐信,也是一个令很多同学抓耳挠腮、束手无策的过程。

其实,这个过程并没有难于上青天,教授们都比较习惯于给学生提供推荐信了,只要找到合适的导师,运用恰当的询问方式;再加上,你这么优秀,谁会不想推荐你呢?

为什么需要推荐信?

标准化成绩体现的是你的学习能力,而文书和推荐信则一起体现了你作为一个学生甚至是一个人的风格。推荐信,更是从他人的角度,让招生官更清楚地看到你的学术潜力、性格以及有没有很好地融入到学校这个群体中。

也因为推荐信更侧重突出你的行事风格和性格,所以你需要找到了解你并且知道你的小故事的推荐人。 

要求推荐信流程

需要推荐信的1-2个月之前

由于和教授要推荐信的过程中,需要和教授来回联系,所以建议大家越早开始着手准备越好。在正式需要推荐信的1-2个月之前,在选择教授之前,可以考虑以下问题:

  • 这个教授知不知道我的名字?

  • 我和教授在课堂之外聊过天吗?

  • 我有上过该教授的两节以上的课程吗?

  • 我在教授的课程上表现的怎么样、有没有拿到超过B的成绩?

  • 这个教授可以客观评价我的知识技能吗?

  • 如果你心中的人选,满足以上这些条件,那就可以开始筹备下一步计划了。

需要推荐信的5-6周之前

这段时间内,就可以开始和教授reach out了。大家可以去教授的Office Hour或者通过email去询问教授是否愿意,并告知教授需要推荐信的目的(例如Graduate School、工作、奖学金等)。

需要推荐信的1个月之前

如果教授同意帮你写推荐信了,可以在教授的Office Hour期间前去探讨你的具体计划。前往之前,建议大家准备以下这些相关文件,这样可以更直白细致地和教授讲述你的计划:

  • 你的成绩单

  • 你的简历

  • 你在该教授课上做过的Paper/Projects等作品

  • 初步定稿的个人文书

  • 细致的推荐信截止日期表格,应注明哪些需要电子版、哪些需要纸质版的

需要推荐信的1周之前

这段时间,可以发邮件提醒一下教授,但注意不要发太多。

 

推荐信提交之后

在教授提交推荐信后,你会收到一封confirmation。这时,要通过邮件向教授表示感谢。取决于教授为你推荐的过程中的付出(例如,教授帮助你完成了5所研究生学校的申请),可以适当程度地用更加personal的方式感谢教授。

同时,申请结果出炉之后,无论是好是坏,都应该和推荐过你的教授知会一下,以表感谢并继续维护和教授的良好关系。

和教授交流的邮件礼仪

在要求推荐信的过程中,肯定避免不了和教授的邮件来往,所以组织好邮件语言、使用得体的格式,既是对教授的尊重,也会给教授留下好的印象。

1. 合适的称呼

在email开头,我们一定要运用合适的称呼。这里说“合适”,是因为有些教授喜欢学术叫Ta的名字,但有些教授更喜欢正式的叫法(比方说Prof. Johnson或者Dr. Zhang等),所以大家一定要仔细看看教授在syllabus或者在课堂上提到过的自己的偏好。

2. 主题栏/Subject Line

主题栏里一定要加上自己的名字,这样方便教授更清楚地知道你是谁,并更方便地管理邮件。可以使用的Subject Line示例有:Recommendation for [your name] 

3. 第一段开门见山

第一段直接点明你邮件的来意,不要让教授一直猜测你想要的内容。

最好要包括以下重要信息:

  • 名字

  • 年级

  • 专业

  • 你上过的该教授的课程、时间和成绩

  • 你需要推荐信的时间

  • 推荐信的Due date

4. 正文内容

在正文中,要表明你和教授的关系,告诉教授你为什么会选择Ta作为你的推荐人,以及自己为什么想去这个项目/申请这个工作。并且可以尽可能地提供相关细节,并有指引性地让教授重点写哪些方面。 

5. 结束段落

结尾要告知教授你之后会怎样和Ta联系,也可以再强调下推荐信的截止日期。一定要做到自己所有能做到的,给教授减轻负担。最最最重要的是,一定要对教授表达感谢。